PDF-Metadaten: Was Ihre PDFs über Sie verraten
Ein PDF speichert Autor, Titel, Ursprungs-App und Bearbeitungsdaten in der Datei. Wo diese Felder stehen, wie Sie sie sehen und wie Sie sie entfernen.
Auf dieser Seite
Kurz gesagt
- Jedes PDF kann einen Autor, einen Titel, die erstellende App sowie Erstellungs- und Änderungsdatum enthalten.
- Dieselben Angaben stehen oft doppelt darin: einmal im Info-Dictionary und noch einmal in einem XMP-Paket.
- Jeder, dem Sie die Datei schicken, kann sie in den Dokumenteigenschaften seines PDF-Viewers lesen.
- Zum Entfernen müssen beide Kopien gelöscht werden, dazu die App-Daten und Seitenvorschauen, die manche Dateien enthalten.
Wenn Sie ein PDF exportieren, trägt die App, die es schreibt, einige Angaben zur Datei in eigene Felder ein. Die meisten sehen sich diese Felder nie an. Der Empfänger kann sie mit zwei Klicks einsehen, ebenso jeder, an den er die Datei weiterleitet.
Bei Buchhaltern und Steuerberatern können diese Felder den Mitarbeiter nennen, der die Datei erstellt hat, den Mandantenordner, aus dem sie stammt, sowie die Software und die Zeitpunkte der Arbeit. Nichts davon steht auf der Seite, deshalb vergisst man leicht, dass es in der Datei steckt.
Wo die Angaben stecken
Ein PDF enthält mehr als die Seite, die Sie sehen und drucken. Die Grafik zeigt die Ebenen von oben nach unten, von dem, was ein Leser sieht, bis zu dem, was unsichtbar mitreist.
- Die Seite was Sie sehen und drucken
- Textebene was Kopieren und Suchen lesen
- Info-Dictionary Autor, Titel, Quellanwendung, Datumsangaben
- XMP-Metadaten dieselben Felder noch einmal, manchmal mit Bearbeitungsverlauf
- Anwendungsdaten und Miniaturansichten Daten, die die speichernde Anwendung für sich behalten hat, und Seitenvorschauen
Das Info-Dictionary ist der ältere Speicherort. Zu seinen Standardfeldern gehören Title, Author, Subject, Keywords, Creator (die App, in der das Dokument geschrieben wurde), Producer (die Bibliothek, die das PDF geschrieben hat) sowie das Erstellungs- und das Änderungsdatum.
Das XMP-Paket ist ein XML-Block, der an die Datei angehängt ist. Meist wiederholt es dieselben Felder, und manche Apps ergänzen weitere, etwa einen Bearbeitungsverlauf mit einem Eintrag pro Speichervorgang. PDF 2.0 erklärt den größten Teil des Info-Dictionary für veraltet und setzt stattdessen auf XMP. Neuere Dateien stützen sich daher stärker darauf, und Leseprogramme sollen XMP bevorzugen, wenn beides vorhanden ist.
Zwei weniger bekannte Orte vervollständigen die Liste. PieceInfo sind Daten, die eine App für den eigenen Gebrauch speichert, etwa einen Bearbeitungszustand, den sie beim nächsten Öffnen der Datei wiederherstellen will. Miniaturansichten sind kleine Vorschaubilder jeder Seite, die manche Apps in der Datei speichern.
Was ein Leser sehen kann
Wir haben eine Testdatei mit dem Autor „Sample Preparer“, dem Titel „Client 1042 return notes“ und der Ursprungs-App „Sample Office Suite“ erstellt und denselben Autor zusätzlich in einem XMP-Paket hinterlegt. Beim Zurücklesen kamen alle vier Werte zum Vorschein. Diese Prüfung läuft bei jeder Änderung an dieser Website.
Auf dieselbe Weise können Sie sich jedes PDF ansehen:
- Öffnen Sie die Datei in Adobe Acrobat Reader und wählen Sie „Datei“ und dann „Eigenschaften“. Die Registerkarte „Beschreibung“ zeigt Titel, Autor, Thema, Stichwörter, App und Datumsangaben.
- Öffnen Sie das PDF in Firefox, öffnen Sie das Menü oben rechts im Viewer und wählen Sie „Dokumenteigenschaften“.
- Öffnen Sie die Datei im PDF-Editor von FileMorphs. Der Bereich „Metadaten des Dokuments“ listet jedes Info-Feld auf und zeigt an, ob XMP- oder App-Daten vorhanden sind.
| Feld | Was es verraten kann |
|---|---|
| Autor | Den Namen der Person oder des Kontos, mit dem die Datei erstellt wurde |
| Titel | Oft den ursprünglichen Dateinamen, der einen Mandantennamen enthalten kann |
| Ursprungs-App und PDF-Erzeuger | Die Software und die Version, die Ihre Kanzlei nutzt |
| Erstellt und Geändert | Wann gearbeitet wurde, auf die Sekunde genau |
| XMP-Verlauf | Eine Liste der Speichervorgänge, manchmal mit den verwendeten Apps |
So entfernen Sie die Metadaten
Die Felder an einer Stelle zu leeren, reicht nicht immer. Ein Tool, das nur das Info-Dictionary leert, lässt das XMP-Paket zurück, in dem der Autor weiterhin steht. Das Entfernen muss beide Kopien erfassen, dazu die App-Daten und die Miniaturansichten.
Der Schalter „Metadaten beim Export entfernen“ im PDF-Editor erledigt das. Beim Exportieren oder Komprimieren entfernt er das Info-Dictionary, das XMP-Paket, PieceInfo und die Miniaturansichten und schreibt eine neue Datei. Teilen erzeugt immer Dateien ohne Metadaten. Die im Editor geöffnete Datei behält ihre Metadaten, bis Sie exportieren. Alles läuft in Ihrem Browser, die Datei wird also nicht hochgeladen.
In unserem Test enthielt die bereinigte Kopie beim Zurücklesen weder den Autor noch den Titel, die Ursprungs-App oder das XMP-Paket.
Eine Gewohnheit, die sich lohnt
Prüfen Sie die Eigenschaften einer Datei, bevor sie die Kanzlei verlässt, so wie Sie eine E-Mail vor dem Absenden noch einmal lesen. Nennt etwas darin eine Person, einen Mandanten oder einen Ordner, entfernen Sie die Metadaten und prüfen Sie erneut. Das dauert weniger als eine Minute, und die zweite Prüfung bestätigt die erste.
Quellen
- PDF Association, ISO 32000-2:2020, Abschnitt 14, Dokumentaustausch, zu Info-Dictionary, XMP-Metadaten und Page-Piece-Dictionaries.